Om du är som de flesta människor har du minst en privat mail och en mail via ditt företag, beroende på hur ditt arbete ser ut. Tyvärr gör många småföretagare misstaget att använda sin privata epost för affärer och sin företagsmail för privat bruk, vilket kan leda till två förvirrande inboxar.

Syftet med en företagsmail är annorlunda jämfört med en privat epost och de bör användas på rätt sätt. När du driver ett företag vill du framstå som professionell och pålitlig för kunder, anställda och samarbetspartners.

Professionalism kan hjälpa dig att bygga upp förtroende, vilket hjälper dig att vinna nya kunder och affärer. Du kan dock inte kommunicera effektivt med en privat epost eftersom de inte är pålitliga, och potentiella partners och kunder kan tycka att du är oprofessionell om du använder dem.

I slutändan kan det vara avskräckande för potentiella partners och kunder att maila en privat mailadress i affärssyfte, så du behöver en företagsmail för ditt företag om du vill kommunicera från ditt företag.

Privat mail vs företagsmail: Vilket är bäst?

Varken en privat mail eller en företagsmail är i sig bra eller dålig. Hur de används kan dock göra den ena bättre än den andra under vissa omständigheter.

En privat mail har till exempel inte samma funktioner som en företagsmail som ägs av ett företag. Om du är företagsägare ställer du in din företagsmejl och blir administratör för alla epostkonton som företaget äger, vilket gör att du kan skapa nya konton för anställda.

Privat epost

Din privata epost är bäst för privat kommunikation med vänner och familj eller när du inte har någon företagsmail eftersom du inte är företagsägare.

Till exempel kan kandidater som söker jobb använda en privat epost istället för en företagsfamil eftersom de inte behöver kommunicera som om de driver ett företag. De kan dock välja att ha en mer professionell privat epost för att kunna sticka ut när de söker jobb.

Företagsmail

Din epostadress för företag bör endast användas för företagskommunikation, t.ex. kundtjänst, schemaläggning av möten, kommunikation med anställda och samarbetspartners och epostmarknadsföring, t.ex. utskick av nyhetsbrev.

Varför ska företag använda en företagsmail?

Företag bör alltid använda en företagsmail av många skäl, från säkerhet till förbättrade relationer med kunder och partner.

Här är några mer djupgående skäl till varför ditt företag bör använda en företagsmail:

Säkerhet

En privat epost är mindre säker än företagsmail och i slutändan mer hackbar eftersom företag har IT-processer för att förhindra bedrägerier som kan riskera dina uppgifter om anställda och kunder.

Bättre säkerhet skyddar ditt företags rykte på flera sätt. Det viktigaste är att kunderna är mindre benägna att lita på företag med dataintrång, särskilt de med regelbundna dataintrång, eftersom de ger dig massor av privat information, inklusive deras namn, adresser och kreditkortsinformation. Om deras identiteter stjäls på grund av att din företags epost inte var säker kommer du sannolikt att förlora deras förtroende, och de kommer inte att återvända.

Dessutom skyddar en företagsmail ytterligare kund- och företagsdata eftersom dina anställda vanligtvis inte har använder sin epost utanför arbetstid. Naturligtvis kommer de fortfarande att känna till lösenorden, men de kommer troligen inte att använda dem utanför arbetstid, så det är mindre sannolikt att privat information delas.

Bättre säkerhet för kunders och anställdas uppgifter innebär dock inte att företags epost är helt säker. Arbetsgivare kan lätt övervaka företagets mail, så anställda bör vara försiktiga med vilka meddelanden de skriver och aldrig använda sin företagsmail för privat kommunikation.

Representerar företaget

En företagsmail representerar företaget den är knuten till och förbättrar kundupplevelsen eftersom kunderna förväntar sig att du ska ha en företagsmail som använder företagshemsidans egen domän.

Dessutom känner medarbetarna stolthet genom att alla får en epostadress med samma domän. Detta kan göra kommunikationen enklare, särskilt om allas epostmeddelanden görs med samma företagsmail. Om du till exempel använder samma namnkonvention för alla epostkonton kan de anställda lätt hitta någons mailadress om de använder samma format som deras epostadress.

Detta kan också gynna kunder och samarbetspartners eftersom de inte behöver fråga efter epostadresser. I stället kan de använda samma namnkonvention för att hitta den person de söker.

Tillgänglighet

En företagsmail förbättrar tillgängligheten eftersom den kan användas nästan var som helst. Eftersom en företagsmail också är kopplad till andra programvaror, inklusive allt från HR-programvara till verktyg för epostmarknadsföring, kan de anställda dessutom komma åt sina konton oavsett var de befinner sig.

Professionalism

Med en företagsmail framstår du som mer professionell, och ditt rykte är allt när du driver ett företag. När du skickar epost till affärspartners, klienter eller kunder måste du upprätthålla en viss nivå av professionalism och trovärdighet.

Om du inte använder en företagsmail kan det få dig att verka flummig eller oprofessionell. Om du däremot använder en företagsmail uppmuntras personer att svara dig eftersom det visar att du pratar med dem på företagets vägnar snarare än av privata skäl.

När du använder en företagsmail är din egen domän dessutom densamma som företagets webbplats, så människor kan lätt söka upp företaget för att börja skapa en relation med det, vilket gör dem mer benägna att svara på kalla epostmeddelanden.

Bygger förtroende hos kunderna

En företagsmail främjar förtroendet hos kunderna eftersom de förväntar sig att du har en företagsmail. Om du svarar på kundförfrågningar med en privat mailadress kanske de inte känner sig tvungna att läsa eller svara på ditt meddelande och i slutändan låter det gå förlorat i deras inkorg för företagsmail.

Om du inte använder en företagsmail för att diskutera affärsfrågor med en kund kan det dessutom vara avskräckande och få dem att tappa förtroendet för företaget som helhet.

Förbättrad leadsgenerering

Att använda en företagsmail är ett sätt att optimera dina mail och förbättra chansen att generera leads eftersom det främjar förtroendet. När personer litar på ditt företag är de mer benägna att kommunicera med dig.

Låt oss till exempel säga att du genererar leads med hjälp av ett ett formulär på din webbplats. När någon fyller i ett formulär får de ett automatiserat mail som välkomnar dem eller ger dem mer information om något.

Om någon får det automatiserade mailet från en privat epostadress snarare än en företagsadress kan de känna sig lurade eftersom de inte vet vem du är och inte har någon anledning att lita på dig. I stället kommer de att känna sig mer benägna att lita på ett mail som kommer från ett företag.

Ökad varumärkeskännedom

En företagsmail kan bidra till att öka varumärkeskännedomen genom att erbjuda praktiskt taget gratis marknadsföring. Varje gång du skickar ett mail till någon kommer de att se din företagsdomän i din epostadress, vilket gör att de kan lära sig mer om ditt företag om de vill.

Eftersom din företagsmail innehåller din domän får du dessutom gratis varumärkeskännedom när du skickar mail till någon som aldrig tidigare har kommunicerat med dig eller ditt företag.

Skapa en företagsmail

Nu när du förstår hur viktigt det är med en företagsmail i näringslivet kanske du undrar hur man skapar en företagsmail. Som tur är är det enkelt.

Välj rätt domän

Med personliga epostmeddelanden från rätt domän behöver du inte oroa dig för missförstånd eller problem. Det är dock vanligtvis bäst att ha en sammanhängande och tydlig domän till din företagsmail. Företagets epostadress bör innehålla ditt domännamn eller företagsnamn när det är möjligt.

Du bör också tänka på vad som kommer före @ i epostadressen. I de flesta fall bör detta vara personens namn.

Du kan välja att använda personens förnamn, efternamn eller en kombination av båda. Om du till exempel heter Stefan Karlsson kan du välja att göra din epostadress till stefan@dittforetag.se, stefan.karlsson@dittforetag.se eller skarlsson@dittforetag.se.

Alla dessa är acceptabla namn för en affärsmail, men det viktigaste är att du håller dem sammanhängande och konsekventa i hela organisationen. Alla bör ha samma epostadressformat för att göra det lättare att komma ihåg dem.

Håll det professionellt

Även om namnstrukturen är viktiga bör du alltid hålla dem professionella. Du behöver inte inkludera några andra detaljer än ditt namn. Om du har ett vanligt namn kan det tyvärr finnas någon annan i organisationen som redan har din potentiella företagsmejladress, så du måste komma på något annat som fortfarande är professionellt.

Du bör dock alltid bara inkludera någon form av ditt namn i din epostadress. Du bör aldrig inkludera information som yrkestitlar, smeknamn eller något annat som skulle betraktas som oprofessionellt.

Använd endast bokstäver

Epostadresser med siffror kan vara förvirrande och svåra att komma ihåg. Använd därför endast bokstäver i din epostadress om du kan.

Använd inte ett gratis epostkonto till ditt företag (om möjligt).

Eftersom det är best practice att använda din egen domän när du skapar en företagsmail bör du undvika att använda gratis epostkonton. Om du har en företagswebbplats kan du enkelt skapa en epostadress för ditt företag hos en leverantör av gratis eposttjänster för företag, så att du kan använda ditt företagsdomännamn för att maila.

Samtidigt kan ett gratis epostkonto för företag ge dig generiska epostkonton som inte använder ditt företagsnamn. Dessa konton kommer inte att ge dig fördelarna som du får med en företagsmail, som varumärkeskännedom eller förtroende hos kunderna.

Epostadressen för ditt företag är ett av dina viktigaste affärsverktyg, så du bör alltid använda anpassade epostadresser med din domän. Om du inte har en företagswebbplats kan du kontakta oss så hjälper vi dig att registrera din egen domän som du kan använda till din företagsmail.

Därför ska du använda en företagsmail

Oavsett om du driver ett företag eller bara arbetar i ett företag behöver du en epostadress för företagskommunikation av alla slag, till exempel för att kommunicera med chefer och partners eller för att logga in på företagsägda programvaror.

Privata mailadresser är naturligtvis till för privata angelägenheter och kan vara vad du vill, men epostadresser för företag bör alltid vara professionella eftersom du talar på företagets vägnar, bygger upp förtroende hos kunder och skickar ut marknadsföringsmeddelanden.

När du har skapat din företagsmail kan du börja använda den för att kommunicera. Ange alltid företagets mail när du utformar dina landningssidor för att öka engagemanget. Du kan också använda din nya företagsadress för alla typer av kommunikation för företaget, inklusive att skicka ut nyhetsbrev, svara på kunders problem eller bygga upp relationer med leverantörer.

Du bör alltid använda din företagsadress när du skickar marknadsföringsmeddelanden, oavsett om du A/B-testar epostmeddelanden eller bygger upp din marknadsföringstratt.